¿Sigues usando hojas de cálculo en procesos críticos?

3 riesgos a los que estás expuest@


Si tu organización sigue utilizando hojas de cálculo para la administración de procesos críticos, te tengo una mala noticia.


Los riesgos de las hojas de cálculo existen, incluso en las grandes empresas. Porque simplemente las hojas de cálculo son una maravilla. Sí, leíste bien. Excel es riesgoso porque es muy bueno y explico.






Desde mi punto de vista, las hojas de cálculo han sido uno de los mejores inventos de la humanidad (por lo menos para el sector financiero). Sin embargo, su versatilidad y flexibilidad generan algunos incentivos perversos.


No porque las hojas de cálculo sean una mala herramienta. Por el contrario, son muy poderosas para manejar información y nos permiten hacer hoy, lo que hace 15 años ni soñábamos.


Pero al ser una tan herramienta tan accesible, las personas apalancan muchas de las tareas de la operación en hojas de cálculo. Ya sea a través de modelos magníficamente formulados o macros que se construyen con el fin de alcanzar una solución “semi-automática” que facilita la vida diaria, y está bien.


Sin embargo, ese apalancamiento ha sido sobre explotado, al punto en que en ocasiones la mayor parte de los procesos críticos, registro y resguardo de la información de la compañía, se encuentra en hojas de cálculo; información como amorizaciones, registro de cobros, pagos, intereses, facturas, etc.


Sin importar el tipo de información o lo robusta que sea la hoja de cálculo, tu organización corre riesgos enormes.


Y tal vez estés pensando: “eso ya me lo dijeron y no voy a perder mi tiempo leyendo lo mismo”. Pero no te vayas, tal vez te pueda servir para una reflexión de negocio. Por ello, a continuación, te comparto 3 riesgos que debes tomar en cuenta si tu operación está basada mayoritariamente en hojas de cálculo.


1. Pérdida de información


Cada día se genera o actualiza información en distintos formatos y métodos de registro. Y esta dinámica cambia de persona a persona; y las personas vienen y van, pero la información debe conservarse. Aquí está el riesgo.


A veces no somos conscientes de éste, porque fue creciendo de manera silenciosa y paulatina en la medida en que se va generando (de nuevo, día con día), más y más información.


Y basta con el equipo de cómputo donde se resguarda la información, sufra un robo un accidente. ¡Sí!, aun hay personas que pierden información porque la guardan sus computadoras. Y dirás “nosotros tenemos toda la información resguardada en la nube”.


Esa una excelente práctica. Pero ese resguardo, también está sujeto a que la persona que lo haya realizado tenga la disciplina y conocimiento para ordenar la información correctamente… y recordemos, cada persona puede imprimirle lo que él o ella considera como “la forma correcta”.


Pero el perder un archivo accidentalmente, no es el único riesgo. También la pérdida puede ser con dolo. Sólo basta un empleado molesto que borre un par de archivos o un par de registros, que provoque la pérdida de información importante.


El hacer un uso excesivo de hojas de cálculo, hace que tu información sea altamente vulnerable a pérdidas provocadas o accidentales.


2. Brechas de trazabilidad


Esto es algo muy común. No falta el empleado que arrastró mal una fórmula, incluyó un valor fijo o simplemente “creó” un cálculo que sólo él o ella entienden. Y de pronto, el empleado se va y nos quedamos archivos que nadie sabe cómo se formularon o datos dentro de cálculos que nadie sabe cómo se originaron… ¡vaya que he visto mucho de esto, y lo sigo viendo!


Esto crea un riesgo que detona lo que llamo: brechas de trazabilidad. Porque cuando un empleado se va, se pierde el conocimiento del “cómo lo hizo” o del “por qué lo hizo así”. Y es que no es posible revisar todos y cada uno de los Exceles que se tienen; simplemente, sería imposible.


Por ello, una hoja de cálculo es tan versátil que puede detonar riesgos intrínsecos en la manera en la que se emplean.


3. Inconsistencias y errores humamos


Una de las grandes bellezas de una hoja de cálculo, es que es increíblemente versátil y hay que decirlo, ningún sistema automático va a lograr alcanzar el grado de flexibilidad que tiene una hoja de cálculo.


Aunque las hojas de cálculo podemos considerarlas una de las herramientas más importantes y poderosas para las organizaciones y las empresas durante las últimas décadas, eso no quita el hecho de que las hojas de cálculo están sujetas a errores humanos.


Porque cada uno puede “personalizar” su hoja de cálculo como mejor considere y permita resguardar información sin una trazabilidad fehaciente (vinculado al punto anterior) y, por tanto, que tal vez dos personas tengan distintas cifras para un mismo valor.


Imagina un escenario donde alguien tenga en su registro un cobro pendiente por $200,000 y otra persona un cobro pendiente por $250,000 (para el mismo cliente). Y resulta ser, que esas cifras surgieron de una tercera persona que ya no está en la compañía. ¿Te suena? Yo he visto esto en innumerables ocasiones en empresas de todos los tamaños.


El costo de “encontrar” y alinear la cifra correcta, es enorme por la cantidad de horas-hombre dedicadas a corregir el error. Y aun cuando el costo es altísimo, hay organizaciones que simplemente parecen no aprender y siguen “confiando” en las hojas de cálculo.


Al final, los anteriores son riesgos que dependen del buen actuar de las personas, pero cuando éstas dejan la organización, pareciera que hay que “empezar de nuevo” o hacer un trabajo de “minería” para comprender el “cómo” de esas hojas de cálculo que resguardan información valiosísima de tu organización.


Y es que no necesitas deshacerte del Excel. Sólo utilizarlo de manera estratégica y que no se convierta en tu punto débil, permitiendo adoptar tecnología que le de sustento y seguridad a tu organización.


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G.



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Por Gustavo Solorio, Co-Fundador de Croop.

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